Госзакупки и тендеры для малого бизнеса. Как участвовать, чтобы побеждать - Анастасия Дегтеревская
Немного о делегировании
Если вы совершенно не разбираетесь в том, как участвовать в госзакупках, то у вас есть два варианта.
1. Научиться основному алгоритму (и только самые сложные случаи отдавать на аутсорсинг).
2. Не углубляться в детали и сразу же начать работать в паре со специалистом – тендерным сопровождающим.
Тендерное сопровождение – довольно распространенная услуга на рынке госзакупок. Специализированная компания или специалист-фрилансер берет на себя всю формальную часть дела: подачу заявок, оформление документов, различные аккредитации, участие в онлайн-торгах и прочее. Ваша же задача – работать над коммерческой составляющей: подбором товара, расчетами, а также исполнением обязательств по заключенным контрактам.
Какой вариант выбрать, зависит от вашей ситуации.
ПЛЮСЫ САМОСТОЯТЕЛЬНОГО УЧАСТИЯ В ЗАКУПКАХ
• Вы полностью контролируете процесс и понимаете логику событий в своем бизнесе.
• Вы не зависите от третьих лиц и сами отвечаете за качество работы и ее скорость.
• Вы не несете постоянных затрат на услуги по тендерному сопровождению. Однако, возможно, разово потратитесь на собственное обучение.
• Поскольку вы не несете дополнительных расходов, себестоимость вашей продукции снижается, а это повышает шансы на выигрыш в тендере.
ПЛЮСЫ ТЕНДЕРНОГО СОПРОВОЖДЕНИЯ
• Вы экономите время, используя его более эффективно. А время в бизнесе – важнейший ресурс.
• Вы уверены в том, что не упустите хороший заказ только из-за того, что неверно оформили какой-то документ.
Как видно, свои достоинства есть у обеих моделей. Мое мнение: попробуйте начать сами. Участие в обычных закупках на поставку товара – технически не такое уж и сложное занятие. Да, поначалу всё кажется страшным и непонятным. Но, как в любом новом деле, подобные страхи улетучиваются после небольшой практики. В большинстве случаев подача заявок быстро превращается в обыкновенную рутину. Это не какое-то высокое искусство – это технология, которую вы осваиваете и спокойно реализуете каждый день.
Однако из любого правила бывают исключения, и в сложных случаях совершенно не зазорно воспользоваться услугами узких специалистов.
Когда имеет смысл обращаться к тендерному сопровождающему?
• Если вы решили поучаствовать в нетипичных, слишком сложных и одновременно важных для вас закупках.
• В «высокий» сезон, когда вы сами физически не успеваете и просчитывать заказы, и участвовать в торгах, и исполнять свои обязательства перед госзаказчиками.
• Когда вы приняли решение о масштабировании, у вас растут объемы участия, но вы еще не нашли или не обучили сотрудников, которых планируете взять в штат.
• Когда у вас есть работники, но они временно не могут исполнять свои обязанности (декрет, отпуск и т. п.).
• Когда вы еще только «прощупываете» рынок госзакупок и не понимаете, стоит ли инвестировать свои время и деньги в собственное обучение.
• Когда тендерное сопровождение однозначно приносит вам дополнительную выручку. И эта выручка компенсирует расходы на аутсорсеров.
Нужно очень четко понимать, за что именно вы платите сопровождающему. Никто не гарантирует вам выигрыш. Консультант отвечает только за правильное оформление заявки, то есть за то, что у вас появился шанс (!) выиграть у конкурентов. А вот победа зависит в основном от ваших цен и того, как вы их оптимизировали.
Какие еще процессы можно делегировать?
• Однозначно стоит как можно быстрее перейти к автоматизированному поиску закупок. Неразумно тратить свое время на то, что за условные копейки машина сделает за вас. Про агрегаторы для поиска мы поговорили в главе 1.4.
• Советую делегировать некоторые финансовые вопросы. Скажем, периодически вам необходимо будет оформлять банковские гарантии (о них подробнее в главе 3.3). На рынке вы найдете профессиональных брокеров или даже специальные интернет-платформы, которые очень быстро подберут и оформят вам этот документ. Их услуги оплачивают сами банки, так что никакого удорожания для вас нет. Аналогично можно поступить с дополнительным банковским финансированием – пусть брокер подберет для вас несколько вариантов, а конечное решение примете вы сами, разобравшись во всех нюансах.
• Определенно нужно привлекать юриста для решения конфликтной (а лучше предконфликтной) ситуации с госзаказчиком. Претензии, жалобы, иски, сложная переписка – всё это оставьте, пожалуйста, профи. Уверяю вас, так будет лучше.
А что насчет своего тендерного отдела?
Мы начали с того, что в какой-то момент вы задумаетесь о создании своего тендерного отдела. Это произойдет тогда, когда вы сами уже не будете справляться со всем объемом работы и просчитаете (именно просчитаете!), что затраты на организацию отдела (зарплаты, оргтехника, аренда офиса и прочее) окупятся за счет роста выручки.
Тем самым вы обретете новый статус – будете уже не только предпринимателем, но станете и руководителем, и работодателем. А это серьезные изменения.
Как правило, первым сотрудником такого подразделения становится либо тендерный специалист (подает заявки и выполняет всю «бумажную» работу), либо менеджер по закупкам, просчетчик (подбирает товар под техзадание, общается с поставщиками и рассчитывает цены для заявки). В дальнейшем отдел может пополниться менеджером проектов, куратором (сопровождает исполнение контрактов) и финансистом (ведает финансами вашей компании).
ВЫВОДЫ
1. Нет однозначного ответа на вопрос, что эффективнее: делегировать с самого начала или попробовать разобраться в тендерах самому. Если вы начинающий предприниматель и только-только набираете обороты, я порекомендовала бы самостоятельно вести тендерные дела. Но с оговоркой: сперва хотя бы на базовом уровне разберитесь с формальной стороной вопроса.
2. Если решите воспользоваться услугами тендерного сопровождения, вам будет необходимо четко понять, за что именно вы платите деньги. Выигрышей никто не гарантирует.
3. Некоторые процессы можно и нужно делегировать с самого начала: это не вызывает сколько-нибудь значимых расходов, зато существенно экономит время.
4. Никакой рост невозможен без делегирования. Задумывайтесь о создании своего тендерного отдела, когда начнете понимать, что отдача от него будет выше, чем затраты.
Часть 2
Участие в госзакупках. Подача заявок на тендеры
Вторая часть книги посвящена тому, какие конкретные действия помогают предпринимателю бороться за заказ. Заказчик, размещая извещение о закупке, получает несколько заявок и выбирает победителя, с которым в итоге и заключит контракт.
Мы обсудим общий алгоритм участия в закупке, а также нюансы подачи заявок на тендеры и участия в онлайн-торгах. Кроме того, поговорим о поддержке отечественных производителей в госзакупках и о требованиях к участникам тендеров.
Особое внимание мы уделим техническому заданию в закупочной документации: как его читать, на что обращать внимание и как именно заполнять техническую часть заявки.
2.1. Розовые пони
Наш неугомонный друг снова в деле, а значит, нас ждет новая история…
«Ну и что на этот раз?» – спросите вы.
А на этот раз Мише снова стало скучно, и он
